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書類の整理

机の上や引き出しに、コピーやら何やらがごちゃごちゃになってしまう・・・。仕事がはかどらない時は、大体そういうことになってます。ファイリングにも時間がかかるので、悪循環に陥ると、雪だるま式に事態は悪化します。私の小さな工夫は3つあります。一つはクリアーファイルにペンディングの書類を入れ、雑用メモに赤ペンで表題を書いておく。それを「あいうえお」順のインデックスをつけたプラスチックの箱に入れておく。2つ目は、「何でもファイル」です。カテゴリーとか全く考えずに、パンチで穴をあけてひたすら綴じておくだけです。後から整理をすると、その9割以上が「捨てても大丈夫」ということになります。これだけでも、机上が整理できるので、大変助かります。3つ目は未決書類と既決書類を分別する、いわゆる「決裁箱」です。25年の仕事の中で確立したスタイルがこの3つというのも情けない感じもしますが、とにかく多種多量の仕事をこなすには簡単な工夫ながら役にたっています。

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